UFO报表-业务流程日常

知识点

UFO报表

业务场景：第一次使用UFO报表模块，日常操作流程

流程图

操作步骤：

一、资产负债表

1、新建报表

2、引用模板

l 在总账-设置-选项-其他中看账套行业性质

l 预制有常用报表模板，可进行选择

3、格式、公式、关键字。（资产负债表预制是有公式的，凭证记账后可直接取数）

l 左下角为格式状态：可以设置公式、设置关键字、单元格属性

资产负债表常用公式：

l 年初余额：QC(“1001“,全年,,,年,,) 含义：取1001科目x年的年初余额

l 期末余额：QM(“1001“,月,,,年,,) 含义：取1001科目x月的期末余额

4、格式/数据切换

l 左下角为数据状态：可以录入关键字进行取数

5、录入关键字，系统会自动取数

6、保存报表

l Rep格式后续可以用UFO报表打开，取数使用。

l Xls格式可以通过office打开查看。

7、后续月份可点文件-打开选择已保存的报表进行查看，或重新取数

二、利润表

l 格式-报表模板，选择行业性质及利润表

l 预制有本期金额和上期金额，需要本年累计可以将上期金额改为本年累计或插入一列。

利润表常用公式

l 本期金额：fs(6001,月,“贷“,,年) 含义：取6001科目x月贷方发生金额

l 上期金额：select(?C5,年@=年+1 and 月@=月) 这个函数需要插入表页，取到上月数据

l 本年累计：lfs(6001,月,“贷“,,年) 含义：取6001科目贷方累计发生数

l 左下角切换为数据状态，然后点数据-关键字-录入，录入年月后点确认即可自动取数

l 点文件-保存/另存为，即可保存到本地

l 后续使用，点文件-打开，选择保存路径下的rep文件，重新录入关键字取数。

三、现金流量表

l 格式-报表模板，选择行业性质及现金流量表

l 预制模板有本期金额和上期金额列，但没有公式，可以自行设置。（后面会介绍设置操作）

l 上期金额列可修改为累计金额

现金流量表常用公式

l 本期金额：XJLL(,,“流入“,“01“,,,,月,,,,,,) 含义：取01现金流量项目X月的流入数

l 累计金额：LJXJLL(“月“,“01“,“流入“,,,,,,,,,) 含义：取01现金流量项目的累计流入数

l 左下角切换为数据状态，然后点数据-关键字-录入，录入年月后点确认即可自动取数

l 点文件-保存/另存为，即可保存到本地

后续使用，点文件-打开，选择保存路径下的rep文件，重新录入关键字取数。

财务会计-如何新建报表

资产负债表：反映企业在一定日期的财务状况的报表。

利润表：反映企业咋一定会计期间经营成果的报表。

现金流量表：反映的是企业一定固定期间内，现金的增减变动情况。

具体流程：

1）查看行业性质

2）打开UFO报表，文件新建，格式报表模板，选择行业性质和所要新建的报表

3）检查报表中的公式

例如：货币资金科目：

期末余额公式为：QM(“1001”,月,,,年,,)+QM(“1002”,月,,,年,,)+QM(“1012”,月,,,年,,) 意思是：1001科目本月的期末余额+1002科目本月的期末余额+1012科目本月的期末余额

年初余额公式为：QC(“1001”,全年,,,年,,)+QC(“1002”,全年,,,年,,)+QC(“1012”,全年,,,年,,)

意思是：1001科目本年的年初余额+1002科目本年的年初余额+1012科目本年的年初余额。

4）点击左下角的格式，切换成数据状态，关键字录入

关键字-录入：（要做哪个月的报表关键字就输哪个月）

5）系统自动取数。

二：如何新建利润表

同理，操作流程是一样的，只是在选择报表的时候，选择利润表

如果需要将上期金额修改成本年累计怎么办？

1) 首先切换成格式状态，将本期金额四个字修改成本年累计四个字。

2）修改公式：

营业收入本年累计的公式修改为：lfs(6001,月,“贷”,,年)+lfs(6051,月,“贷”,,年)

意思是：营业收入本年累计=6001科目的累计贷方发生数据+6051科目的累计贷方发生数据

修改公式步骤：

A 将本年累计金额的公式进行选中-点击鼠标右键进行清除

3）将本期金额的公式进行选中点击鼠标进行复制或ctrl+c按钮，之后再在本年累计上进行点击鼠标进行粘贴或者ctrl+v按钮

4）复制完成之后本期和累计的公式是一致的，需要对累计的公式进行更改，请将公式中所有的【fs】全部更改为【LFS】，直接在定义公式的界面上添加【L】即可，如下：

更改前：

更改后：

5）切换成数据状态，关键字录入即可取数。

三、如何新建现金流量表

同理，操作流程是一样的，只是在选择报表的时候，选择现金流量表

1）、同利润表一样，如果需要取累计金额，将上期金额更改为累计金额字样

2）、2007年新会计制度科目现金流量表默认没有设置公式；

如果需要出现金流量表需要设置公式

如 ‘销售商品、提供劳务收到的现金’

本期金额公式：XJLL(,,“流入”,“01”,,,,月,,,,,,)

意思是：C6单元格=本月01现金流量项目的金额

累计金额公式：LJXJLL(“月”,“01”,“流入”,,,,,,,,,)

意思是：截止到本月累计01现金流量项目的金额

3）、本期金额公式设置步骤：选中C6单元格-点击菜单栏上【fx】按钮-【函数向导】中函数名选择【现金流量项目金额XJLL】

累计金额的公式设置步骤：选中D6单元格-点击菜单栏上【fx】按钮-【函数向导】中函数名选择【现金流量项目累计金额LJXJLL】

4）、公式需要注意事项：在设置公式的时候【方向】和【现金流量项目编码】注意要选择正确，比如：支付给职工以及为职工支付的现金是【流出】方向的，那么在设置该项目公式的时候方向要更改为流出

5）、切换成数据状态，关键字录入即可取数。

常见问题：

1 切换成数据状态，关键字录入为什么是灰色的？

切换成格式状态，发现没有设置关键字

在切换称数据状态，关键字录入是黑色的

2 有些单元格中没有有千分符？

切换成格式状态，右击单元格-单元属性，在单元类型中勾选逗号即可。

报表计算的日常应用

适用场景： 财务报表制作后，为得到最终的数据结果，需通过计算来更新报表数据；报表计算的结果，随着关键字定义的期间、公式中定义的科目、期间等影响，且表页上没有勾选表页不计算的标志。

操作流程：

1．打开模板：

l 第一次新建模板：文件-新建、格式-报表模板、选择账套行业性质和财务报表；

l 已有模板：文件-打开，选择已有的rep报表模板；

2．录入关键字计算：数据-关键字-录入

3．数据核对：按照取数公式与账表核对

详细操作步骤：以资产负债表为例，其他报表操作同理

一、打开模板

l 第一次新建报表模板：文件-新建、格式-报表模板、选择账套行业性质、财务报表；

注：总账-设置-选项-其他，可查看账套的行业性质；

l 已有报表模板：文件-打开，选择保存的rep报表模板

二、录入关键字计算：

1、左下角且切换为“数据”状态，数据-关键字-录入

注：预制模板需要凭证记账后，才能取到数据；

系统按照录入的关键字对应计算数据，比如录入2023年06月30日，出具的就是2023年6月30日报表数据。

l 月报：关键字为月，公式中期间也为“月”：QM(“1001“,月,,,年,,)

l 季报：关键字为季，公式中期间也为“季”：QM(“1001“,季,,,年,,)

2、录入关键字后，报表数据需要重新计算，可点数据-整表重算或表页重算。

l 整表重算：报表有多个表页时，所有表页全部重新计算取数；

l 表页重算：只对当前的表页重新计算取数；

l 表页不计算：勾选此项后，该表页数据不会再重新计算。

三、数据核对：计算后将报表数据和账表进行核对

例：

QM(“1001“,月,,,年,,)：1001科目x年x月的期末余额，与余额表1001科目的期末余额进行核对

fs(6001,月,“贷“,,年)：6001科目X年X月的贷方发生，与余额表6001科目的贷方发生数进行核对

四、数据核对无误后可保存报表：系统取数后，点文件-另存为；

l Rep格式后续可以用UFO报表打开，取数使用。

l xls格式可以通过office打开查看。

三大报表的勾稽关系

知识点：三大报表间的勾稽关系

一、勾稽关系

1. 核对报表的勾稽关系之前，需要保证“资产负债表”平衡，否则无法正确勾稽检查；

2. 资产负债表、利润表、现金流量表之间的勾稽核对关系公式：

（资产负债表）“货币资金”期末金额=（现金流量表）“期末现金及现金等价物余额”本年累计

（资产负债表）“未分配利润”期末金额-年初金额=（利润表）“净利润”本年累计

二、资产负债表与利润表勾稽不上，主要检查以下几方面：

1) 新增报表所选的行业性质必须跟账套的行业性质一致，在【总账】-【设置】-【选项】-其它页签中查看账套的行业性质；

2) 如果新增加了一级损益类科目，那么需要在“利润表”中新增取数公式；

3) 损益科目公式按期末余额所在方向的发生取数，收入类科目余额方向在贷方，费用成本类在借方。如果费用类科目发生在贷方，那么制单时凭证分录修改为借方负数，否则将影响利润表取数；

4) 系统预制公式不包含未记账凭证，需要将所有凭证记账后再取数；

5) 检查损益类科目上下级次方向是否一致。

可以在利润表中增行，把利息收入科目和汇兑损益科目分成两行，分开设置公式。

汇兑损益的本期金额公式为fs(660301,月,“借”,,年)，本年累计公式为lfs(660301,月,“借”,,年)

利息收入的本期金额公式为fs(660302,月,“贷”,,年)，本年累计公式为lfs(660302,月,“贷”,,年)

6) 做了以前年度损益调整后，资产负债表与利润表会勾稽不上。

举例：累计折旧上年多计提了1000元，那么新增凭证冲回多计提的累计折旧调整凭证记账后，重算资产负债表，期末余额多了1000元，查看利润表净利润没有发生变化，这时资产负债表和利润表勾稽不上。

调整凭证为借：累计折旧 1000元贷：以前年度损益调整 1000元

借：以前年度损益调整 1000元贷：未分配利润 1000元

解决方案有以下三种方式：

1) 可以调整各个科目的年初余额，通过未分配利润期末数-年初数=利润表净利润数核对。

（需要根据涉及的财务凭证实际调整的金额来调整年初余额）

在上面例子中，资产负债表“固定资产”年初余额加上多计提的累计折旧1000，未分配利润维护年初余额1000。资产负债表未分配利润期末数-年初数=13612.20-1000=12612.20，勾稽平衡。

2) 把资产负债表未分配利润报表项目拆分成两行，一行是未分配利润，单独取“未分配利润”科目的期末数和年初数，另一行是本年利润，单独取“本年利润”科目的期末数和年初数。这样资产负债表与利润表核对时，直接用本年利润项目和利润表净利润核对。

3) 资产负债表不动，直接在利润表上增加一行以前年度损益调整，将调整后的净利润和资产负债表中的未分配利润勾稽核对。

三、资产负债表与现金流量表勾稽不上，主要检查以下几方面：

1) 新增报表所选的行业性质必须跟账套的行业性质一致，在【总账】-【设置】-【选项】其它页签中查看账套的行业性质；

2) 如果新增加了现金流量项目，那么需要在“现金流量表”中新增取数公式；

3) 查看【现金流量凭证查询】选择“未填流量凭证”，若有凭证未填流量需要补充流量信息；

4) 系统预制公式不包含未记账凭证，需要将所有凭证记账后再取数；

5) 如果凭证项目既有流入又有流出，那么需修改公式设置为默认方向减相反方向。

举例“01销售商品或提供劳务收到的现金”方向是流入，若凭证上金额发生在贷方，查看现金流量明细表可以看到一笔“流出10000”，现金流量表录入关键字重算，没有包含这10000元，修改公式为：XJLL(,,“流入“,“01“,,,,月,,,,,,)-XJLL(,,“流出“,“01“,,,,月,,,,,,)即取数正确。

总结：

1. 财务常用三大报表的勾稽公式：

（资产负债表）“货币资金”期末金额=（现金流量表）“期末现金及现金等价物余额”本年累计

（资产负债表）“未分配利润”期末金额-年初金额=（利润表）“净利润”本年累计

2. 在资产负债表平衡的前提下，与利润表勾稽不平的检查方法：

1) 新增报表所选的行业性质必须跟账套的行业性质一致，在【总账】-【设置】-【选项】-其它页签中查看账套的行业性质；

2) 如果新增加了一级损益类科目，那么需要在“利润表”中新增取数公式；

3) 损益科目公式按期末余额所在方向的发生取数，检查凭证发生方向是否正确；

4) 系统预制公式不包含未记账凭证，需要将所有凭证记账后再取数；

5) 检查损益类科目上下级次方向是否一致；

6) 做了以前年度损益调整后，资产负债表与利润表会勾稽不上。

3. 在资产负债表平衡的前提下，与现金流量表勾稽不平的检查方法：

1) 新增报表所选的行业性质必须跟账套的行业性质一致，在【总账】-【设置】-【选项】-其它页签中查看账套的行业性质；

2) 如果新增加了现金流量项目，那么需要在“现金流量表”中新增取数公式；

3) 查看【现金流量凭证查询】选择“未填流量凭证”，若有凭证未填流量需要补充流量信息；

4) 系统预制公式不包含未记账凭证，需要将所有凭证记账后再取数；

5) 如果凭证项目既有流入又有流出，那么需修改公式设置为默认方向减相反方向。

如何导出UFO报表

适用场景：

UFO报表格式为Rep格式，为了满足不同客户的格式需求，可以通过系统进行转换格式，把报表导出为：excel、pdf等格式。

操作要点：

1、exel格式：打开报表后，点击【文件】-【另存为】\【表页另存为】，选择*.xls的格式类型即可。

2、pdf格式：打开报表后，点击【文件】-【其他格式】-【转换成PDF】，导出格式为pdf；

注意：需先安装pdf打印机，进入U8安装目录:\U8SOFT\3rdPrograms\qvPDF中根据安装说明安装即可。

操作流程：

一、导出成EXCEL格式

打开报表后，点击【文件】-【另存为】\【表页另存为】，选择*.xls的格式类型，另存为会保存所有报表内容，表页另存为则只保存当前表页。

1、另存为：

在数据状态下，点文件-另存为，保存类型选择“.xls”可以把整个UFO报表的数据导出，当一个报表文件有多个表页时，导出后查看excel中也有多个sheet工作表。

2 、表页另存为：

若只需要导出其中一个表页的数据，选择要导出的表页后点“文件-表页另存为”，同样保存类型选择“.xls”即可。导出后的excel表格的sheet名跟UFO报表中表页名称一致。

注意：导出为excel情况，可以直接在UFO报表中选择区域复制，再粘贴到电子表格中。

二、导出为PDF格式

进入【文件】-【其他格式】-【转换成PDF】，文件类型选择“.pdf”，则输出成pdf格式；

注意：转换成pdf之前，需安装pdf打印机程序。在 U8安装盘:\U8SOFT\3rdPrograms，对qvPDF.rar解压到当前文件夹下，运行setup应用程序，安装pdf打印机。具体可打开路径下的《qvPDF打印机安装说明.docx》来安装。